Ce trebuie să faci la un control ANAF în firmă

Ai primit un control ANAF la firmă și trebuie să știi rapid ce faci, ce verifici și cum eviți greșelile care îți pot complica situația.

Verifică ordinul de serviciu și legitimațiile

Când inspectorii ajung la sediu, nu începe discuția pe fond înainte să verifici documentele lor. Cere politicos legitimațiile și ordinul de serviciu. Notează numele inspectorilor, instituția, data, numărul ordinului și obiectul controlului. Verifică dacă firma ta este menționată corect și dacă perioada verificată este clar indicată. Dacă lipsește ceva sau informațiile sunt neclare, cere lămuriri înainte să predai acte.

După verificare, anunță imediat administratorul, contabilul și, dacă ai, avocatul sau consultantul fiscal. Nu lăsa un angajat nepregătit să poarte discuții tehnice cu inspectorii. Stabilește cine vorbește oficial în numele firmei și cere ca solicitările să fie formulate în scris sau consemnate clar. Scopul este să eviți răspunsuri improvizate, promisiuni făcute pe loc sau predarea unor documente care nu au fost cerute.

Dacă inspectorii solicită acces în spații, însoțește-i permanent cu o persoană desemnată. Nu bloca verificarea, dar nici nu lăsa controlul nesupravegheat. Notează ce documente se consultă, ce copii se ridică și ce explicații se cer. Dacă se întocmește un proces-verbal sau o notă, citește documentul înainte de semnare. Dacă nu ești de acord cu o mențiune, scrie obiecțiuni direct pe document.

Pregătește actele cerute și desemnează un responsabil

Cere lista documentelor solicitate și organizează-le pe categorii: contabilitate, contracte, facturi, extrase bancare, registre, declarații fiscale, state de plată, documente de gestiune. Nu preda dosare amestecate și nu oferi mai mult decât se cere. Fă copii după documentele predate sau trimise și păstrează o evidență clară: ce ai dat, cui, când și în ce format. Această evidență te ajută dacă apar neclarități ulterior.

Desemnează o singură persoană care centralizează comunicarea cu ANAF. Aceasta trebuie să primească solicitările, să ceară termen pentru răspuns când este nevoie și să verifice documentele înainte de predare. Dacă inspectorii pun întrebări despre tranzacții, cere timp să verifici actele, nu răspunde din memorie. Un răspuns greșit, chiar dat fără intenție, poate crea suspiciuni și poate prelungi controlul.

La finalul fiecărei zile de control, fă un scurt rezumat intern: ce s-a cerut, ce s-a predat, ce întrebări au rămas deschise și ce trebuie pregătit pentru ziua următoare. Implică rapid contabilul pentru explicații tehnice și corelează răspunsurile cu documentele existente. Dacă primești constatări preliminare, analizează-le înainte să reacționezi. Pregătește documente justificative, note explicative și obiecțiuni argumentate, nu răspunsuri grăbite.

Pașii sunt simpli: verifici identitatea inspectorilor și ordinul, desemnezi un responsabil, centralizezi solicitările, predai doar actele cerute și notezi tot ce se întâmplă. Dacă apar constatări, răspunzi documentat și formulezi obiecțiuni clare.